Gestione documentale e stampa sostenibile: un approccio eco-friendly per le aziende moderne
Gestione documentale e stampa sostenibile sono un binomio indissolubile di un’operatività aziendale più funzionale, efficiente e responsabile.
Le aziende hanno imparato a usare le tecnologie digitali per potenziare i processi di organizzazione, archiviazione e condivisione dei documenti, mettendo a sistema anche la fase di stampa. Oggi, questo nuovo livello tecnologico ha portato nelle organizzazioni più moderne una tracciabilità e una rintracciabilità informativa che ha massimizzato la visibilità su anomalie, inefficienze e sprechi. Questa nuova capacità di comprensione ha incrementato la sensibilità delle aziende e delle persone non solo ai temi di una riduzione dei costi operativi ma anche a nuovi processi di produzione e consumo più virtuosi e attenti. Secondo gli analisti, l'impatto ambientale sarà la principale priorità per le organizzazioni nel 2025 (Fonte: Quocirca).
Gestione documentale e stampa sostenibile tra le PMI
Influenzata anche dalle notevoli spinte governative, la sostenibilità è diventata un elemento chiave per la modernizzazione dei processi aziendali, la maggior parte delle PMI sta monitorando attivamente e cercando di migliorare le proprie prestazioni. Secondo il rapporto “Putting sustainability at the heart of office technology decisions” - Research-led thought leadership della società di ricerca Savanta ComRes, per supportare questo obiettivo, tre PMI su quattro hanno ora una politica di sostenibilità (76%). Queste politiche tendono a concentrarsi sul riciclo, sull'imballaggio e sull'efficienza dell'hardware, ma spesso si estendono anche all'approvvigionamento, all'impronta di carbonio e all'uso della plastica. Questo dimostra che le PMI stanno adottando un approccio olistico che collega molti aspetti della sostenibilità, inclusa la riduzione dei rifiuti e delle emissioni, ma anche uno sforzo più ampio verso la responsabilità sociale d'impresa (CSR), ad esempio lavorando solo con fornitori che hanno un impegno simile verso gli obiettivi di sostenibilità.Gli analisti fanno notare come la maggior parte delle PMI (71%) concorda sul fatto che è importante valutare la sostenibilità dell'hardware lungo l'intero ciclo di vita per ottenere una misura reale delle prestazioni ambientali, piuttosto che solo all'inizio o alla fine della vita utile dell'hardware. Il tema è che tra le intenzioni e le buone azioni c’è ancora un’ampia curva di miglioramento.
Gestione documentale e stampa sostenibile: 7 best practices + 1 (fondamentale)
I fattori di sostenibilità sono una parte cruciale della strategia aziendale e IT, influenzando il valore aziendale, l'attrazione dei talenti e la fidelizzazione dei clienti. Adottare pratiche sostenibili non solo contribuisce alla protezione dell'ambiente, ma porta anche vantaggi competitivi significativi per tutte le organizzazioni che decidono di diventare eco-friendly nel concreto. Di seguito, alcune buone pratiche, note e meno note, che permettono di azionare in ottica green gestione documentale e stampa sostenibile:
#1 Stampa fronte-retro automatica
Implementare la stampa fronte-retro automatica riduce drasticamente l'uso della carta. Questo semplice accorgimento non cambia nulla a livello di gestione documentale ma porta a dimezzare i costi dei supporti cartacei e a diminuire il consumo di energia.
#2 Modalità di risparmio energetico
Le stampanti dotate di modalità di risparmio energetico (modalità Eco), come la sospensione automatica e la regolazione dinamica del consumo di energia, contribuiscono a ridurre i consumi e le emissioni di CO2 senza ridurre la qualità di stampa. Queste funzionalità non solo proteggono l'ambiente, ma abbassano anche le bollette energetiche. Molti fornitori offrono servizi di consulenza progettati per aiutare i clienti a ridurre i consumi legati all’alimentazione e l’impatto climatico associato alla stampa, includendo consulenze professionali e servizi che consentono di massimizzare attività di monitoraggio, misurazione e rendicontazione finalizzate a ridurre gli sprechi e il carbon footprint.
#3 Soluzioni di stampa on-demand
Scegliere soluzioni di stampa on-demand permette di stampare solo ciò che è strettamente necessario, evitando l'accumulo di documenti inutilizzati e riducendo il consumo di carta. Questa pratica non solo diminuisce l'impatto ambientale, ma ottimizza anche i costi operativi.
#4 Utilizzo di inchiostri e toner eco-friendly
Diversi fornitori hanno iniziato a investire per usare pochi o nessun prodotto chimico nella loro lavorazione, realizzando cartucce di stampa più ecologiche e di maggiore capacità. Optare per inchiostri a base d'acqua o vegetale, privi di sostanze tossiche, è un altro modo efficace per ridurre l'impatto ambientale della stampa. Questi materiali sono meno dannosi per l'ambiente e contribuiscono a un ciclo di vita del prodotto più sostenibile.
#5 Programmi di riciclo e recupero toner e cartucce
Sempre in ottica di gestione documentale e stampa sostenibile, alcuni produttori hanno introdotto modalità di risparmio del toner che, grazie a una funzione intelligente, aumentano le capacità di stampa. Implementare programmi di riciclo e recupero di toner e cartucce è essenziale per ridurre i rifiuti elettronici. Le aziende possono collaborare con i fornitori che offrono servizi di raccolta e riciclo per garantire che le cartucce usate non finiscano in discarica. Avvalersi di servizi dedicati alla rigenerazione di cartucce e toner non solo contribuisce a prolungare il loro ciclo di vita ma riduce la necessità di produrre nuovi materiali.
#6 Uso di supporti ecosostenibili
Oggi molti fornitori hanno investito in materiali di consumo ad alta resa come carte prodotte con materiali riciclati o altri materiali sostenibili come etichette biodegradabili o riciclabili al 100%. La gestione documentale, infatti, non riguarda solo i fogli A4 o A5. Anche supporti ed etichette devono garantire un basso impatto ambientale a livello di produzione e di smaltimento. Utilizzare etichette e supporti realizzati con materiali riciclabili e a basso impatto ambientale garantisce anche che i processi documentali siano in linea con le politiche ecologiche aziendali. L'adozione di tecnologie di stampa che supportano l'uso di materiali sostenibili assicura che ogni componente del sistema di gestione documentale contribuisca alla riduzione dell'impatto ambientale complessivo.
#7 Formazione e sensibilizzazione
Formare e sensibilizzare i dipendenti sulle pratiche di sostenibilità è essenziale per garantire che le politiche aziendali siano efficacemente implementate. Programmi di formazione possono aiutare i dipendenti a comprendere l'importanza della sostenibilità e a seguire le migliori pratiche quotidianamente, coniugando gestione documentale e stampa sostenibile.
#+ 1 Collaborare con fornitori sostenibili
Scegliere produttori che adottano a loro volta pratiche sostenibili in tutto il ciclo della produzione, dall’ideazione alla commercializzazione e offrono prodotti eco-friendly contribuisce a creare una catena di approvvigionamento più verde e responsabile. A tal fine le organizzazioni devono identificare gli obiettivi di sostenibilità a breve e lungo termine del fornitore considerando:
- impronta di carbonio sia nei processi di produzione che a livello logistico
- efficienza dell'hardware anche in ottica green
- modalità di approvvigionamento sostenibili
- tipologie di imballaggio eco-friendly
- riduzione dell’uso di materiali plastici
- offerta di supporti cartacei ed etichette sostenibili
- servizi di manutenzione e supporto che includono nel ciclo di produzione gli aspetti di rigenerazione e riciclo
È importante saper valutare anche i progressi fatti dai vendor verso tali obiettivi per verificare che siano autenticamente perseguiti e migliorati nel tempo, evitando di farsi ingannare da mere comunicazioni di facciata (greenwashing). I fornitori sostenibili sono trasparenti e consentono di analizzare le loro iniziative che dimostrano un valore sociale materiale sia della loro filiera produttiva e distributiva, sia di azioni orientate alla salvaguardia dell’ambiente e alla promozione di un'economia circolare.
Economia circolare e stampanti sostenibili: le cose da sapere
Secondo gli analisti, nove PMI su dieci (91%) affermano che è importante valutare la sostenibilità lungo l'intero ciclo di vita della loro stampante quando scelgono quale soluzione sia la migliore per la loro attività. Nelle organizzazioni c’è estrema consapevolezza dei budget significativi che si verificano durante l'uso di una stampante, dai costi dell'inchiostro/toner a quelli delle bollette. Valutare la sostenibilità di un hardware come una stampante lungo l'intero ciclo di vita è essenziale. Questo può includere l'acquisto di stampanti realizzate con materiali riciclabili e ottenute tramite processi di produzione sostenibili perseguendo le finalità di un’economia circolare a grande valore aggiunto. Questo modello di produzione e consumo innesta processi di condivisione, prestito, riutilizzo, riparazione, ricondizionamento e riciclo dei materiali che consentono di mantenere più a lungo i prodotti esistenti, consentendo di ottimizzare l'efficienza delle risorse, minimizzare i rifiuti e ottimizzare i processi di produzione e smaltimento. In ottica ESG, questo significa rivedere il concetto di gestione documentale e stampa sostenibile alla luce di un Product Lifecycle Mananagement virtuoso.
L'impegno di Brother verso la sostenibilità
Brother Group è stata pioniera nel cogliere l’importanza di combinare gestione documentale e stampa sostenibile, rivedendo il modo di sviluppare e progettare le sue soluzioni, adottando tutti i principi associati all’economia circolare per azionare un Printer Lifecycle Management eco-friendly end to end. Dall’ideazione alla produzione, dalla commercializzazione alla servitizzazione, tutto il ciclo di vita di una stampante viene ragionato e finalizzato in maniera più intelligente e concretamente sostenibile. Questo approccio consente di massimizzare l'efficienza delle risorse, minimizzare i rifiuti e ottimizzare i processi di produzione e smaltimento.
Sviluppo e progettazione eco-consapevole
Brother crede fermamente nell'importanza di progettare dispositivi che rispettino le normative ambientali, siano compatti e leggeri, e raggiungano elevati standard di risparmio energetico. La facilità di riciclo e il rispetto degli standard sulle emissioni chimiche e acustiche sono altrettanto cruciali. Durante la progettazione, Brother stabilisce valori target per le valutazioni di impatto ambientale, garantendo che ogni fase del ciclo di vita del prodotto contribuisca alla riduzione delle emissioni di CO2 e al risparmio delle risorse.A questo proposito, un aspetto fondamentale dell'efficienza energetica è l'adozione di prodotti conformi a ENERGY STAR®, il simbolo sostenuto dal governo per l'efficienza energetica. I prodotti elettronici domestici conformi a ENERGY STAR® consumano fino al 50% di energia in meno per svolgere funzioni come display dell'orologio e telecomandi, offrendo al contempo le stesse prestazioni Brother offre un'ampia gamma di stampanti, dispositivi all-in-one e scanner che soddisfano gli elevati standard del programma ENERGY STAR®, con funzionalità quali la gestione dell'alimentazione per contribuire a risparmiare energia durante l'uso e la modalità di sospensione per ridurre il consumo di energia quando non sono in uso. In caso di guasti, Brother promuove la sostituzione delle parti danneggiate con ricambi originali, evitando l'acquisto di nuovi dispositivi. Questa pratica prolunga la vita utile del dispositivo, riducendo la necessità di nuove risorse e prevenendo l'accumulo di rifiuti elettronici.
Approvvigionamento responsabile
Per Brother, l'approvvigionamento responsabile è un pilastro della sostenibilità, collaborando a sua volta con fornitori che condividono i suoi stessi valori di sostenibilità. L'azienda garantisce che le parti e i materiali utilizzati nei suoi prodotti non contengano sostanze pericolose e siano ottenuti tramite processi ecosostenibili.Produzione efficiente e sostenibile
Brother gestisce la fase di produzione in modo da minimizzare l'impatto ambientale. Questo include l'uso efficiente di materiali, energia e risorse idriche, la riduzione degli inquinanti e la prevenzione della produzione di rifiuti. Implementare attività a zero emissioni di rifiuti e ridurre il consumo di energia elettrica e le emissioni di CO2 sono misure chiave per garantire una produzione sostenibile.Imballaggio e logistica ottimizzati
Brother riconosce l'importanza di ridurre gli imballaggi e gli sprechi, utilizzando imballaggi più semplici e piccoli e ottimizzando le rotte di distribuzione. Queste strategie riducono le emissioni di CO2 nella logistica e nei trasporti, contribuendo alla sostenibilità ambientale e migliorando l'efficienza operativa.Utilizzo e riciclo dei prodotti
Durante l'utilizzo dei prodotti, Brother garantisce che essi non consumino energia eccessiva e possano essere utilizzati in modo sicuro e confortevole. Tutte le stampanti Brother sono coperte dall'impegno a inviare zero rifiuti in discarica senza alcun costo aggiuntivo per i clienti. Brother raccoglie cartucce di toner esauste da quasi 20 anni attivando uno dei primi programmi di rigenerazione toner in Europa. Dall'apertura del primo impianto di rigenerazione, all'accreditamento dei suoi impianti di rigenerazione europei come carbon neutral nel 2021, lo specialista di soluzioni di stampa sostenibili opera da diversi anni con un approccio di economia circolare, con un processo di riciclo che permette di riciclare tutte le cartucce di toner esauste, senza che nulla vada in discarica. Ogni cartuccia viene sottoposta a un processo di rigenerazione innovativo, composto da 150 fasi che garantisce alle cartucce rigenerate la stessa qualità di quelle nuove. La plastica utilizzata nelle cartucce Borther, infatti, non contiene POPs (inquinanti organici persistenti), quindi può essere riutilizzata più e più volte. Nel processo a ciclo continuo di prendere una cartuccia di toner usata, smontarla, sostituirne le parti usurate, pulirla, rassembrarla e rispedirla ai clienti come nuova, tutto quello che non può essere rigenerato a causa di danni o usura, viene riciclato al 100%. Per usufruire del servizio, basta accedere al sito brother.it e richiedere il ritiro gratuito delle cartucce e dei toner originali non rigenerati. Grazie a questo servizio, Brother rigenera l'86% delle cartucce di toner, pari a circa 3 milioni di cartucce all’anno.Certificazioni e dichiarazioni ambientali
Brother dimostra che la sostenibilità non è solo un obiettivo da raggiungere, ma una filosofia da integrare in ogni aspetto del business. Numerosissime le certificazioni conseguite in questo senso dall’azienda che aiutano i clienti a capire la magnitudo della Corporate Social Responsability aziendale:
- Certificazione ambientale ISO 14001:2015
La ISO 14001:2015 è una norma internazionale che specifica i requisiti per un sistema di gestione ambientale (SGA) efficace. Aiuta le organizzazioni a migliorare le loro prestazioni ambientali attraverso l'uso efficiente delle risorse e la riduzione dei rifiuti. L'adozione di questa norma consente alle aziende di sviluppare una politica ambientale strutturata, identificare e controllare gli impatti ambientali delle loro attività, e promuovere il miglioramento continuo.
- Certificazione ISO 14064
La ISO 14064 è una serie di standard internazionali che forniscono linee guida per la quantificazione e la gestione delle emissioni di gas a effetto serra (GHG). La certificazione ISO 14064 aiuta le organizzazioni a misurare e ridurre le loro emissioni di GHG, migliorando così la loro sostenibilità e contribuendo alla lotta contro il cambiamento climatico. Include la valutazione delle emissioni dirette e indirette, nonché la verifica e la convalida delle dichiarazioni di GHG.
- Certificazione EMAS
Il Sistema comunitario di ecogestione e audit (EMAS) è uno strumento volontario sviluppato dall'Unione Europea per migliorare le prestazioni ambientali delle organizzazioni. La certificazione EMAS richiede che le aziende stabiliscano un sistema di gestione ambientale conforme alla ISO 14001 e che pubblichino una dichiarazione ambientale verificata da un organismo indipendente. EMAS promuove la trasparenza e l'impegno continuo per la sostenibilità ambientale.
- Dichiarazione REACH
La dichiarazione REACH (Registration, Evaluation, Authorisation, and Restriction of Chemicals) è una normativa dell'Unione Europea che regola la produzione e l'uso di sostanze chimiche. REACH richiede alle aziende di registrare le sostanze chimiche che producono o importano, valutare i rischi associati e fornire informazioni sulla sicurezza. L'obiettivo è proteggere la salute umana e l'ambiente dai rischi chimici, promuovendo al contempo l'innovazione nel settore chimico.
- Dichiarazione RoHS
La dichiarazione RoHS (Restriction of Hazardous Substances) è una direttiva dell'Unione Europea che limita l'uso di determinate sostanze pericolose nei dispositivi elettrici ed elettronici. Le sostanze vietate includono piombo, mercurio, cadmio, cromo esavalente, bifenili polibromurati (PBB) e eteri di difenile polibromurato (PBDE). La conformità alla direttiva RoHS è obbligatoria per la commercializzazione di prodotti elettronici nell'UE e mira a ridurre l'impatto ambientale e sanitario dei rifiuti elettronici.
- Direttiva Ecodesign sui prodotti correlati all'energia
La Direttiva Ecodesign (2009/125/CE) dell'Unione Europea stabilisce i requisiti di efficienza energetica e prestazioni ambientali per i prodotti correlati all'energia. L'obiettivo è ridurre l'impatto ambientale dei prodotti durante tutto il loro ciclo di vita, migliorando l'efficienza energetica e riducendo le emissioni di gas serra. I prodotti che soddisfano i criteri della direttiva possono ottenere il marchio CE, che indica la conformità agli standard UE.
- ECO Declaration
L'ECO Declaration è una dichiarazione ambientale che fornisce informazioni dettagliate sulle caratteristiche ecologiche di un prodotto. Include dati sulle materie prime utilizzate, l'efficienza energetica, la riciclabilità e l'impatto ambientale complessivo del prodotto. Questa dichiarazione aiuta i consumatori a fare scelte informate e promuove la trasparenza e la responsabilità ambientale delle aziende.
- Etichettatura degli imballaggi
L'etichettatura degli imballaggi è un sistema di marcatura che fornisce informazioni sui materiali di imballaggio e le istruzioni per il loro corretto smaltimento e riciclaggio. Le etichette possono includere simboli di riciclaggio, codici di identificazione delle materie plastiche e indicazioni sulla biodegradabilità. L'etichettatura degli imballaggi aiuta a promuovere il riciclaggio e a ridurre i rifiuti, contribuendo a un ambiente più sostenibile.
